Previred es el portal por internet donde los empleadores chilenos declaran y pagan cada mes las cotizaciones previsionales de sus trabajadores, gratis y en una sola operación que reparte el dinero entre la AFP, la institución de salud, el seguro de cesantía y el organismo que cubre los accidentes del trabajo. El plazo general vence el día 10 del mes siguiente al de las remuneraciones, y si declaras y pagas por un medio electrónico como Previred se extiende hasta el día 13, un plazo que no se corre aunque caiga sábado, domingo o festivo.
¿Qué es Previred y por qué lo usan casi todas las empresas?
El sueldo de un trabajador genera obligaciones con varias instituciones a la vez. La cotización de pensión va a su AFP, la de salud a Fonasa o a su isapre, el seguro de cesantía a la AFC y el seguro de accidentes del trabajo a una mutualidad, o al ISL si la empresa no se ha adherido a ninguna, un caso que también se declara y paga por Previred. Sin un portal que lo centralice, eso sería una planilla y un pago por cada institución. Previred junta la red completa, AFP, IPS, Fonasa, isapres, cajas de compensación, mutuales y AFC, en una sola declaración con un solo pago, y entrega comprobantes que valen como prueba de pago ante la Dirección del Trabajo. Para el empleador el servicio no tiene costo.
Para tu startup el efecto práctico es simple. La nómina de tu primer trabajador genera un solo pago mensual, no uno por institución, y ese pago tiene fecha fija.
¿Cuándo vencen las cotizaciones?
Las cotizaciones de las remuneraciones de un mes se declaran y pagan dentro de los diez primeros días del mes siguiente. Así lo fija el artículo 19 del decreto ley 3.500 para las cotizaciones de pensión, con reglas equivalentes para salud y cesantía. Si el día 10 cae sábado, domingo o festivo, el plazo se prorroga hasta el primer día hábil siguiente.
Cuando la declaración y el pago se hacen por un medio electrónico, que es lo que hace Previred, el mismo artículo extiende el plazo hasta el día 13 del mes, y ese plazo no se prorroga aunque caiga sábado, domingo o festivo. Hay un detalle operativo que conviene saber, el día 13 la recaudación electrónica cierra a las 13:45 horas, así que el último día es en la práctica medio día.
Con un ejemplo, los sueldos de agosto se declaran y pagan a más tardar el 10 de septiembre por regla general, y hasta el 13 de septiembre antes de las 13:45 si el pago es electrónico. Cuánto dinero es cada mes depende del sueldo y del contrato, y eso lo desarrollo en la nota sobre cuánto cuesta realmente un trabajador.
¿Qué pasa si no puedes pagar? La declaración sin pago
La ley separa dos obligaciones que suelen confundirse, declarar y pagar. Si la caja del mes no alcanza para pagar las cotizaciones, el empleador igual está obligado a declararlas dentro del plazo. Eso es la declaración y no pago, conocida como DNP, y deja la deuda reconocida ante cada institución.
Declarar a tiempo sin pagar te protege de una parte del problema y de otra no.
- Evita la multa por no declarar, que es de 0,75 unidades de fomento por cada trabajador cuyas cotizaciones no se declaren, o se declaren incompletas o erróneas.
- No evita el costo financiero. La deuda se reajusta por la variación de la UF y devenga un interés mensual que se capitaliza, o sea crece con interés compuesto hasta el día en que pagues.
La declaración sin pago no es un permiso para atrasarse, es la forma legal de reconocer la deuda a tiempo mientras consigues la caja. Las AFP además están obligadas por ley a cobrar las cotizaciones adeudadas, así que una DNP que se acumula meses termina en cobranza judicial.
La regla que sorprende a los fundadores, la Ley Bustos
Hay una consecuencia de las cotizaciones impagas que casi nadie conoce hasta que la enfrenta. El artículo 162 del Código del Trabajo, la llamada Ley Bustos, dice que si el empleador no ha pagado íntegras las cotizaciones del trabajador al momento del despido, ese despido no produce el efecto de poner término al contrato.
En la práctica, la relación laboral sigue viva para efectos de remuneraciones. El empleador debe seguir pagando el sueldo y las demás prestaciones del contrato hasta que pague las cotizaciones morosas y le comunique ese pago al trabajador por carta certificada, lo que la ley llama convalidar el despido. Un finiquito que parecía cerrar un contrato puede transformarse en meses de sueldo adicionales si había cotizaciones pendientes.
Por eso las cotizaciones no son una deuda más que ordenar por conveniencia. Postergar al proveedor tiene un costo comercial, postergar las cotizaciones tiene interés compuesto, cobranza judicial y un contrato que no puedes terminar.
Lo que conviene dejar resuelto desde el primer contrato
Si acabas de contratar a tu primer trabajador, el calendario mensual de tu startup suma una fecha tan dura como la del F29. La decisión de cada mes no es si declarar, eso es obligatorio siempre, la decisión es de caja, pagar dentro del plazo o declarar sin pago sabiendo lo que cuesta.
En Teclios preparo cada mes la declaración de cotizaciones de mis clientes y les aviso el vencimiento con la cifra exacta, y el pago lo hace la empresa desde su propio banco.
